Článek pro Vás
UMÍTE HOSPODAŘIT S ČASEM?
(Několik jednoduchých, ale efektivních námětů, jak hospodárněji nakládat se svým časem)
Ten, kdo získá čas, získá všechno. Benjamin Disraeli
Úvod
Den má 24 hodin a každý z nás má tedy každý den k dispozici stejný "díl" času. Jak je tedy možné, že zatímco jeden zvládne hodně věcí a ještě k tomu bez viditelného spěchu, stresu a vyčerpání, jiný neví, kam dříve "skočit", práce se mu rozpadá pod rukama a stačí udělat jen část věcí a to ještě s naprostým nervovým vyčerpáním? Jedna krize následuje druhou, práce není úplně dodělána, máte být na několika místech najednou, máte nadměrný počet přesčasových hodin a veškerou práci děláte sám. První z nich evidentně lépe hospodaří s časem. Že Time Management není problém jen úzké skupiny lidí, ale takřka každého z nás je v dnešní "uspěchané" době evidentní. Důkazem toho je i ten fakt, že jedno z nejžádanějších témat v našich kurzech je právě Time Management. Proto myslím bude užitečné se tomuto tématu aspoň stručně věnovat.
Co tedy můžete pro lepší hospodaření s časem udělat?
1) Obecně o přípravě a organizaci práce
Svůj pracovní den začínejte s uklizeným pracovním stolem
Nepořádek na stole nejen snižuje chuť k práci, ale velmi ztěžuje možnost zorientovat se v úkolech a určit pořadí a způsob, jakým budou řešeny.
Před započetím práce si uvědomte, o co vám vlastně jde a co musíte udělat, abyste toho dosáhli. Určete si priority
Neustále směřujte za svým cílem. Bude dobré uvědomit si, které úkoly jsou pro dosažení cíle důležitější a které jsou až druhořadé. Velmi užitečné je naučit se rozlišovat mezi úkoly důležitými a urgentními.
Zorganizujte si svůj čas
Každý den před započetím práce je třeba (a mnohonásobně se to vyplatí), naplánovat si činnost alespoň na ten určitý den. Těch 10 - 15 minut, které ráno věnujete rozvržení práce se vám během dne bohatě vrátí. Při tomto navrhování také odhadněte, kolik vám ta která práce zabere času. Ihned poté, co si ujasníte váš denní rozvrh, věnujte 5 minut a naplánujte si svůj čas se sekretářkou. V time-managementu může být asistentka vaší nejlepší pomocnicí.
Počítejte se ztrátami
V literatuře se uvádí, že je optimální naplánovat si každý den činnost asi na 60% času. Ostatní dobu zaberou různé mimořádnosti a zdržení. Pokud si naplánujeme věcí více, vystavujeme se tak velmi nebezpečnému riziku, že nedodržíme svůj denní plán. Pokud závisí splnění vašeho úkolu na spolupráci s někým dalším, konzultujte s ním svůj plán a dohodněte dílčí termín.
Dalším osvědčeným pravidlem je doporučení, abychom si na jeden den neplánovali více jak deset úkolů.
2) Práce s lidmi
Rozhodněte kdo co bude dělat - delegování
Ranní organizování času je výhodným okamžikem pro určení činností, které mohou vykonat vaši spolupracovníci. Nejvhodnější práce k delegování jsou méně důležité věci nebo činnosti, které se opakují. Dále úkoly, na něž jsou vaši spolupracovníci experty. Zároveň také můžete delegovat úkoly, jejichž řešení je pro vás rutinou, ale vašim kolegům umožní rozvíjet své schopnosti. Delegováním práce ušetříte mnoho času. Vaši podřízení naopak tím, že jim budete postupem času svěřovat řešení stále složitějších úkolů, budou cítit vaši důvěru k nim a zároveň budou získávat i větší sebedůvěru.
Pamatujte si, že delegování je nutnost, protože: Jakkoli je manažer schopný, jeho ZODPOVĚDNOST je vždy větší než jeho KAPACITA vykonat všechny úkoly bez zapojení ostatních. Proto si neustále pokládejte otázku: Kdo jiný by mohl dělat tento úkol a zároveň tak rozvíjet své schopnosti?
Naučte se minutově řídit
Používejte minutové cíle, minutové pochvaly i minutová pokárání. Snažte se, aby to co chcete sdělit kolegům, nepřesáhlo jednu minutu, pokud to není zvláště nutné.
Neokrádejte druhé o čas
Protože se snažíte maximálně šetřit vlastní čas, neplýtvejte ani časem ostatních. Plýtvaní času druhých lidí je nejlepší způsob, jak je odradit a postavit proti sobě.
Buďte dochvilní
Pokud po vás někdo bude chtít práci, která vám nepřísluší, slušně ale pevně ho odmítněte
3) Systém v kanceláři
Podobné práce si rozdělte do bloků
Pracovní úsek (blok) má být sestaven tak, aby obsahoval podobné úkoly. Řešení úkolů tak zabere méně času, než kdyby byly řešeny roztroušeně během dne. Ideálním příkladem je např. telefonování.
Pusťte se nejdříve do plnění složitějších a náročnějších věcí
Také práce, které vyžadují zvýšenou pozornost zařaďte do svého rozvrhu na dobu, kdy jste nejčilejší.
Stanovte si pro každý úkol termín - a dodržujte jej
Pokud se přece jenom dostanete do situace, kdy je jisté, že termín nemůžete dodržet, ihned modifikujte svůj plán. Při stanovení termínu počítejte, že se mohou přihodit předem nečekané události, které řešení úkolu prodlouží. S touto eventualitou počítejte při stanovení každého termínu.
Snažte se, aby každý list papíru se ve vaší ruce, pokud je to možné, objevil jen jednou
Opakované probírání štosů dokumentů na stole nás zatěžuje více, než jsme si schopni připustit.
Pro plnění úkolů si vybírejte nejvhodnější čas
Rozhodnete-li se například faxovat, učiňte to v době, kdy nejsou telefonní linky tolik přetížené a kdy je vyšší pravděpodobnost, že fax projde napoprvé. Netelefonujte v době oběda, kdy je většina lidí mimo kancelář.
Umístěte hodiny tak, abyste je měli stále na očích
Mnohem snáze pak budete moci porovnávat skutečný stav vyřízených úkolů s denním plánem a tím pádem ho i dodržovat.
Porovnávejte dosažené výsledky s původním plánem
Každý den před skončením pracovní doby si krátce zrekapitulujte co se vám povedlo i nepovedlo a proč. Porovnejte si skutečnou potřebu času na plnění jednotlivých úkolů a vaším ranním odhadem.
Co možná nejlépe využívejte čas, který je vám k dispozici
Zkracujte si různá čekání např. psaním dopisů nebo aspoň promýšlením řešení jednotlivých úkolů.
Pro úspěšné řešení úkolu si opatřete dostatek kvalitních informací
Abyste neztráceli čas při jejich opakovaném získávání, vytvořte si v písemnostech i v počítači přehledný systém, ve kterém potřebné informace okamžitě najdete. Nepotřebné písemnosti a počítačová data neúprosně likvidujte.
4) Nečekaná vyrušení
Vyrušením se dá částečně předcházet
Domluvte se se svojí asistentkou a určete okruh lidí, kteří vás smějí ať již osobně nebo telefonicky kdykoliv vyrušit. Přijímejte jen ohlášené návštěvy. Ostatní případy ať vyřizuje vaše asistentka. Pokud se vás chodí ptát vaši podřízení, přimějte je k tomu, aby za vámi nechodili pouze se žádostí, ale i s návrhem řešení dané situace. Uvidíte, že se počet vyrušení viditelně sníží. Svým podřízeným také můžete určit, kdy vás smějí vyrušit a kdy nikoliv.
Musíte se umět vypořádat s vyrušeními
Schůzky smluvte v kanceláři druhé osoby. Mnohem snadněji opustíte cizí kancelář, než docílíte toho, aby "narušitel vašeho času" opustil kancelář vaši. Pokud přece jen někdo přijde nečekaně k vám, vstaňte, když přichází. Při takovéto návštěvě se držte pracovního námětu hovoru a nedůležité věci si ponechte na popovídání mimo práci.
Evidujte si, kdy a jakým způsobem vás někdo vyrušil
Přemýšlejte, jak by se dala tato vyrušení omezit. Po každém vyrušení se totiž musíte začít na rozpracovanou práci znovu koncentrovat a opět se zapracovat. Uvádí se, že při každém vyrušení ztrácíme až 28% našeho výkonu.
Naučte se říkat ne
I když se v maximální míře snažíme pomoci nebo poradit, neměli bychom se bát v časové tísni odmítnout práci nebo odložit schůzku na pozdější dobu. Je lepší práci odmítnout, než úkol přijmout a nesplnit
5) Biologické zákonitosti
Na co nesmíme v našem řízení času zapomínat jsou naše biorytmy. I když každý jsme jiný, dají se vysledovat určité zákonitosti. Obecně platí, že maximální produktivity náš organismus dosahuje kolem 10. hodiny dopoledne. V tuto dobu bychom měli řešit nejnáročnější úkoly. Naopak po obědě nastává útlum.
Zajímavé je si uvědomit jak dlouho vydržíme koncentrovaní. Po 45 minutách soustředěné práce začne naše výkonnost velmi rychle klesat. Proto bychom neměli pracovat bez přestávky déle než hodinu. Přestávky stačí pěti až desetiminutové, ale měli bychom při nich konat činnost diametrálně odlišnou od činnosti pracovní.
Kromě čistě biologických zákonů platí i různá užitečná pravidla. Nechceme-li se pustit do nějakého velikého úkolu, na nějž se právě necítíme (spolehlivě to poznáme podle toho, že se zaměstnáváme nedůležitými činnostmi), rozdělme si veliký úkol na několik menších - dílčích.
6) Závěrem
V řízení času se uplatňuje zajímavé ale nemilosrdné pravidlo. Člověku, který špatně hospodaří se svým časem zbývá velmi málo času, aby se naučil se svým časem hospodařit. Proto nejprve je třeba tento bludný kruh rozetnout.
Zpočátku nás některé zde popsané způsoby mohou stát více energie. To proto, že jsme na ně nebyli zvyklí. Pokud nám však pravidelným opakováním vejdou do krve, začneme pociťovat příjemný pocit, že máme čím dál více svůj čas pod kontrolou a také naše výkonnost se viditelně zvyšuje. To je ruku v ruce doprovázeno zvýšením psychické pohody.
Na závěr bych vám chtěl ještě připomenout pravidlo:
Každý splněný cíl si zasluhuje odměnu!
Odměňte se vždy, podaří-li se vám splnit úkol včas.
Také je třeba si uvědomit, že hospodařit s časem se lze naučit.
Mnoho úspěchů ve zdokonalování vašeho Time-Managementu vám přeje
Roman Šetka
(Článek byl otištěn v Poradci podnikatele)